Italie — Comment réussir son intégration professionnelle ?

Quels sont les grands principes pour réussir sa communication professionnelle en Italie ?

Témoignages

Cathy Werner, International Director, Fleurance Nature, témoigne de son expérience dans l’entretien que j’ai mené avec elle :

« Malgré l’apparente proximité entre les pays d’Europe occidentale, il y a de grandes différences entre eux. Il y a même de grosses différences entre des pays proches, par exemple entre un client italien, un client portugais et un client espagnol… J’entends dire que les clients portugais et les clients espagnols sont pareils, mais je constate que leur façon de travailler est absolument différente. Voici quelques grands traits que j’ai identifiés en Europe de l’Ouest. Avec un client anglais ou allemand, mon échange sera beaucoup plus factuel, straight to the point. Nous sommes là pour faire du business donc la discussion est très carrée, avec beaucoup de rigueur. Avec un client italien, s’il n’y a que la rigueur, cela ne sera pas suffisant pour créer une relation à long terme. Avec le client italien, je dois absolument ajouter de l’humain, c’est indispensable. Comme je ne parle pas italien — et c’est le seul pays où quelqu’un m’a reproché de ne pas parler la langue nationale —, je dois parler de sujets personnels, des enfants, du sport que la personne aime, etc. Je dois aussi me livrer sur moi-même. Cette dimension est très importante en Italie. »

« Avec un client Italien, dès le premier jour je vais tout savoir sur la vie personnelle de mon interlocuteur et il me posera également beaucoup de questions personnelles. Avec un client […] italien, il sera souvent essentiel de manger ensemble après le rendez-vous. »

Autres sources

Tout d’abord, retenons que « L’Italie reste l’un des pays les plus difficiles à décrypter pour les Français » selon Annie Rea, experte en interculturalité et en management interculturel entre les deux pays

Jérôme Bondu, pour l’Institut Sage, écrit au sujet de l’Italie de Nord (à distinguer de l’Italie du Sud) :

• Comment dire bonjour, à un homme, à une femme ? Le tutoiement est assez facile, et les titres ont une certaine importance. Les personnes qui sont diplômées à l’université se font appeler dottore/ssa.
• Quels sont les gestes ou paroles à proscrire ? Ironie sur les clubs de foot.

Selon le site Passport to Trade, le business en Italie présente les spécificités suivantes  pour l’établissement du contact : 

L’habilité d’utiliser le langage adéquat et les gestes appropriés pendant les communications est très importante, notamment en Italie. Les gestes de la main et les contacts personnels sont un trait des conversations des Italiens. Le fait de se tirer de côté ou de garder une distance peut être considéré comme non amical. Les Italiens se guident souvent d’après leurs sentiments et la confiance est très importante pour l’établissement d’une bonne relation d’affaires. Pendant une rencontre essayez de ne pas sembler pressé, car cela sera jugé impoli ou une faiblesse. Il faudra faire du petit talk et prouver votre intérêt sur la nourriture, l’art, la mode ou le sport italiens.

D’habitude, le tout premier contact avec un partenaire d’affaires italien devra être formel : il convient donc de lui envoyer un e-mail, une télécopie ou une lettre ou bien de lui passer un coup de fil.

Analyse

Pour réussir sa communication professionnelle en Italie, il est essentiel de comprendre et de respecter les normes culturelles et sociales du pays. Voici quelques grands principes à prendre en compte :

• Usage du langage corporel : Les Italiens ont tendance à être expressifs et à utiliser des gestes pendant la communication. Soyez conscient de votre langage corporel et soyez ouvert à l’expression émotionnelle pendant les conversations professionnelles.
• Respecter la hiérarchie : La hiérarchie est souvent valorisée en Italie. Assurez-vous de montrer le respect approprié envers les personnes en position de pouvoir ou d’autorité. Utilisez des titres formels lorsque vous vous adressez à vos collègues, en particulier dans des contextes professionnels.
• Utiliser un ton de voix modéré : Évitez d’être trop direct ou assertif dans votre communication. Les Italiens apprécient généralement un ton de voix modéré et une approche polie.
• Éviter les confrontations directes : Les Italiens préfèrent souvent éviter les confrontations directes. Si vous avez des désaccords, essayez de les aborder de manière plus subtile et amicale, en évitant les confrontations directes.

En respectant ces principes, vous serez mieux préparé à réussir votre communication professionnelle en Italie et à établir des relations fructueuses dans le monde des affaires Italiens. Cependant, gardez à l’esprit qu’il peut y avoir des variations en fonction de l’industrie et de l’entreprise, et surtout entre l’Italie du Nord et l’Italie du Sud. Adaptez-vous au contexte spécifique de votre situation. 

Quel comportement faut-il adopter dans un contexte professionnel ?

Le comportement et la culture professionnels en Italie se distinguent de la France. 

Témoignages

Laurence Font, COO, Représentant légal, BNP Paribas CIB Mexique, témoigne de son expérience dans l’entretien que j’ai mené avec elle :

Selon elle, en Italie, l’important est  « de créer la confiance »

« Dans la banque, l’atmosphère professionnelle en Italie est très masculine. À mon arrivée, il n’y avait pratiquement que des hommes. Au début, c’était dur parce qu’il m’a fallu prouver tout de suite de quoi j’étais capable. Mais une fois fait, cela m’a permis de développer plus de confiance, d’authenticité et de transparence avec tous mes interlocuteurs. »

« En Italie, en m’appuyant sur cette confiance, j’ai surtout appris à convaincre le management — et pour cela j’ai aussi dû apprendre la langue. […], j’ai compris que je devais convaincre sans m’énerver. »

Autres sources

Jérôme Bondu, pour l’Institut Sage, écrit au sujet de l’Italie de Nord (à distinguer de l’Italie du Sud) :

• La culture des affaires Italienne est relativement proche de la France avec pour points communs : le goût du travail et de l’entreprenariat, et pour différence le poids de la politique et une bureaucratie inefficace.
• La religion est encore très présente, et c’est un sujet sur lequel il ne vaut mieux pas plaisanter.
• Les Italiens sont très fiers des performances de leurs équipes de foot, et de leur spécialité culinaire. Ils sont aussi fiers de leurs domaines d’excellence que sont la mode, le design, l’artisanat de qualité,…
• Faut-il apporter des cadeaux de France ? Oui, les cadeaux sont bienvenus. Les Italiens peuvent aussi offrir des cadeaux dans les relations d’affaires
• Comment les offrir ? Sur un ton amical, décontracté. 
• Quels cadeaux seront généralement appréciés, et ceux qu’il faut proscrire ? Champagne, chocolat, produits du terroir, livres d’art,… Il n’y a aucune proscription particulière.
• Comment dire bonjour, à un homme, à une femme ? Le tutoiement est assez facile, et les titres ont une certaine importance. Les personnes qui sont diplômées à l’université se font appeler dottore/ssa.
• Quels gestes, paroles ou comportements notre interlocuteur peut-il avoir, et auxquels nous ne serions pas habitués en France ? Une tape amicale sur l’épaule. Les Italiens sont plus tactiles et ont moins de distance.
• Ils prennent souvent un café debout au bar.
• Quels sont les habitudes de négociation ? Le « sconto » c’est à dire la remise est évidente. Il faut toujours la préciser. Tout se négocie !
• Quels sont les codes qui montrent qu’une affaire avance ou au contraire qu’elle est en train de se bloquer ? Comme en France un report des délais fixés est mauvais signe. Tout comme le déclassement des interlocuteurs. Notons aussi la place importante du « commercialista » c’est à dire du comptable dans les négociations (homme de confiance).
• Quelles est l’attitude à adopter pour débloquer une situation ? Changer momentanément de cible.
• Quels moments de convivialité pouvons-nous proposer à nos interlocuteurs ? On peut sans problème proposer un déjeuner ou dîner. Mais il faudra éviter de parler trop business. Cela doit être un moment de convivialité.

Selon le site Passport to Trade, le business en Italie présente les spécificités suivantes pour les négociations : 

Soyez prêts pour de longues négociations. Souvent les négociations se déroulent lentement, tant parce que les Italiens ont tendance à évaluer attentivement les avantages et les risques et à cause du processus hiérarchique de prise de décisions des entreprises italiennes.

Pendant les négociations il se peut que vous contactiez et/ou fournissiez des informations à différentes personnes à rôle concret (technique, financier, orienté vers le marché) qui ont de l’autorité décisionnelle limitée sur la question qui se négocie. Très souvent elles en informeront leur supérieur pour la prise d’une certaine décision, ralentissant ainsi le processus.

Les décisions finales sont centralisées et prises par le PDG, et ce à cause de la structure de direction hiérarchique rigide.

D’autre part, soyez prêts à faire face aux nouveaux aspects introduits par les personnes “créatives” impliquées dans la négociation.

Les directions adoptent souvent des plans et des stratégies à court terme / à moyen terme qui sont à même d’être modifiés ou améliorés / ajustés bien des fois à la situation actuelle.

Il est possible qu’il intervienne des changements soudains pendant les négociations, parce que les Italiens accordent de l’importance aux engagements verbaux et le contrat final est à coup sûr basé sur les accords informels antérieurs.

Soyez patient, même si la durée allouée pour les débats est courte, car il est important de laisser du temps à vos partenaires italiens. Les urgences sont souvent jugées une tentative d’affaiblir la position de négociateur de l’autre. D’autre part, dès qu’on arrive à un accord, votre partenaire italien sera tout à fait convaincu qu’il a pris la meilleure décision !

Gerardo Redaelli, fondateur du cabinet Exelysio, écrit (notre traduction) : 

Les Français et les Italiens ont une notion très différente du temps. Cela influe sur leur manière de travailler et de fonctionner en entreprise. On peut illustrer cela avec deux proverbes.

Les Italiens travaillent avec le proverbe suivant : « C’è sempre un santo da qualche parte » (il y a toujours un saint quelque part qui nous aide face à l’inconnu). Autrement dit, il y aura toujours assez de temps pour finir ce qui doit être fait en temps et en heure. Les Italiens se concentrent sur le court terme. Ils ne sont pas déstabilisés lorsqu’il faut travailler dans l’urgence et lorsque les délais sont courts. Au contraire, idée d’urgence et d’empressement les poussent à être beaucoup plus efficaces et créatifs.

C’est tout l’inverse du Français qui, en entreprise, fonctionne selon le dicton suivant : « La préparation est la clé du succès ». En France, on part du principe suivant : si tout a été anticipé et préparé bien à l’avance, alors il n’y a pas de raison pour que le projet échoue. Alors, si un imprévu vient perturber le projet, l’employé français pensera ne pas avoir suffisamment anticipé. Devoir travailler organiser un projet en peu de temps peut être une source de stress en France. Tout repose sur l’anticipation, et tout est envisagé dans le long terme.

Les Italiens sont donc plus créatifs face aux imprévus et à l’inconnu ; tandis que les Français ont tendance à se sentir pris de court une fois confrontés à des deadlines imminentes.

Les Italiens, ont une forte capacité à innover, créer, et à s’adapter et gérer les situations imprévues. Ils apprennent à gérer les imprévus depuis leur enfance, ce qui est une qualité importante. Cette qualité se traduit par la capacité d’innover, de faire de la recherche, et même, par une passion pour la beauté. C’est pourquoi il y a beaucoup de designers et architectes en Italie.

Analyse

Dans un contexte professionnel en Italie, il est essentiel d’adopter un comportement respectueux et en accord avec les normes culturelles du pays. Voici quelques comportements à adopter pour réussir dans un environnement professionnel en Italie :

• Établir des relations personnelles : Avant d’aborder des sujets professionnels, prenez le temps de créer des liens personnels avec vos collègues. Les relations personnelles sont souvent valorisées en Italie.
• Utiliser des formules de politesse : Soyez attentif à utiliser des formules de politesse et des titres formels lorsque vous communiquez, surtout avec des personnes en position de pouvoir. Le respect de la hiérarchie est important.
• Ponctualité flexible : Bien que la ponctualité soit généralement appréciée, il peut être acceptable d’arriver quelques minutes en retard à une réunion. Cependant, soyez ponctuel pour les rendez-vous formels.
• Apprécier la pause café : Les pauses café sont souvent l’occasion de discussions informelles et de renforcement des relations. Participez activement à ces moments pour renforcer les liens avec vos collègues.
• Soigner son apparence : L’apparence personnelle est importante en Italie. Habillez-vous de manière soignée et professionnelle pour montrer du respect envers vos collègues et partenaires.
• Montrer de l’intérêt pour la culture locale : Faites preuve d’intérêt pour la culture italienne, que ce soit en discutant de la cuisine, de l’art, ou d’autres aspects de la vie quotidienne.
• Savoir négocier avec diplomatie : La diplomatie est souvent préférée lors des négociations. Soyez patient, faites preuve de tact et évitez d’être trop direct.

Quel est le bon style de management en Italie?

Le manager français en Italie doit adapter son style de management.

Témoignages

Patrick Font, ex-Directeur Général Mexique, Zurich Insurance, témoigne de son expérience dans l’entretien que j’ai mené avec lui :

« À Milan, [je] parviens à instaurer un leadership en opposition avec les règles très hiérarchiques locales. En effet, je développe une entente avec mon équipe, à partir de laquelle se génère une ambiance de camaraderie, tout en maintenant le sérieux nécessaire dans le travail. Je commence à positionner mon leadership personnel d’accompagnement en allant à l’écoute des membres de mon équipe et en explorant ce qu’ils ont à offrir ; ce qui est tout à fait nouveau et contraire au management italien très hiérarchisé, dans un contexte de tissu économique familial. »

« Selon moi, [dans la culture] italienne [il y a] une tendance à ne pas se soucier du lendemain ».

Autres sources

Gerardo Redaelli, fondateur du cabinet Exelysio, donne plusieurs conseils pour un Français souhaitant s’installer et travailler en Italie  (notre traduction) : 

En premier lieu, il ne faut pas se laisser décourager par la complexité de la bureaucratie italienne, notamment en matière administrative. Essayez de vous appuyer sur le réseau italien local, très souvent les gens peuvent apporter une aide précieuse et gagner du temps.

Deuxièmement, un Français doit faire attention à la manière dont il interagit avec les Italiens et éviter d’être perçu comme « pointant du doigt ». Autrement dit, un Français travaillant en Italie doit être prudent dans son discours, être précis dans ses propos pour ne pas paraître arrogant envers les Italiens, alors que ce n’est pas son intention.

Enfin, je recommanderais d’investir du temps dès le début d’une relation professionnelle sur l’établissement de la confiance, et d’éviter de tirer des conclusions trop hâtives. Une relation professionnelle saine à un stade précoce peut prendre un certain temps à se consolider, et cela arrive parfois en premier, avant même le projet ou le travail lui-même.

En Italie, il existe de nombreux artisans et petites ou moyennes entreprises. La culture d’entreprise est plus paternaliste qu’en France et tout repose sur les relations humaines. Ceci explique pourquoi la relation personnelle prévaut sur les contrats. La confiance doit être solidement établie et doit aller au-delà d’un simple contrat formalisé sur un bout de papier.

Analyse

En Italie, le style de management efficace repose en grande partie sur la compréhension et le respect des valeurs culturelles locales. Voici quelques principes clés à prendre en compte pour adopter le bon style de management en Italie :

• • Leadership participatif : Un style de management participatif est généralement bien accueilli en Italie. Impliquez les membres de votre équipe dans le processus de prise de décision et encouragez la collaboration.
  • Communication ouverte et transparente : La communication directe est appréciée, mais il est important de le faire avec tact et diplomatie. Favorisez un environnement où les employés se sentent à l’aise de partager leurs idées et leurs préoccupations.
  • Relationnel et personnel : Développez des relations personnelles avec vos collaborateurs. En Italie, les aspects relationnels et personnels sont souvent importants dans le contexte professionnel.
  • Respect de la hiérarchie : Bien que le management participatif soit encouragé, il est également crucial de montrer du respect envers la hiérarchie. Utilisez des titres formels et respectez la structure organisationnelle.
  • Gestion de l’équilibre travail-vie personnelle : Bien que le travail puisse être intense en Italie, la vie personnelle est également valorisée. Favorisez un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle pour soutenir le bien-être de vos employés.
  • Récompenses et reconnaissance : La reconnaissance et la valorisation du travail sont importantes. Félicitez et récompensez les performances exceptionnelles de manière formelle et informelle.
  • Flexibilité et adaptation : Soyez prêt à faire preuve de flexibilité et à vous adapter aux changements. L’environnement professionnel peut parfois être imprévisible en Italie.
  • Style de gestion indirect : Les managers italiens peuvent adopter un style de gestion indirect, en utilisant parfois des approches plus subtiles pour diriger et influencer.
  • Savoir reconnaître les compétences : Valorisez les compétences spécifiques de chaque membre de votre équipe et assurez-vous que chacun a l’opportunité de mettre en avant ses talents.
  • Gestion des relations interpersonnelles : En Italie, la gestion des relations interpersonnelles est cruciale. Soyez attentif aux dynamiques sociales au sein de votre équipe et intervenez en cas de conflits de manière discrète et efficace.

En général, en adoptant un style de management qui intègre des éléments de respect, de communication transparente et d’engagement envers le développement de l’équipe, vous êtes plus susceptible de réussir dans le contexte professionnel en Italie. L’adaptation à la culture locale est essentielle pour établir des relations de confiance et favoriser une atmosphère de travail positive

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  • Cathy Werner, International Director, Fleurance Nature
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