Quel COMPORTEMENT et quel style de COMMUNICATION faut-il adopter dans un contexte professionnel en Pologne ?
Le comportement et la culture professionnels en Pologne se distinguent de la France.
Témoignage
François Delattre, Directeur des opérations Europe, Louvre Hotels Group, témoigne de son expérience dans l’entretien que j’ai mené avec lui :
« En Pologne, les personnes sont très axées sur la hiérarchie. Elles sont extrêmement respectueuses de leur manager. Les rapports sont beaucoup plus protocolaires qu’en France. Au début, étant étranger, avec en plus un poste de management, j’ai vécu cela comme une curiosité, Je ne m’attendais pas à une telle différence. En Pologne, le respect de la hiérarchie crée une vraie distance dans la gestion du personnel. Je n’avais pas cette distance en France. Je suis d’une nature assez accessible. J’aime beaucoup interagir. Je tutoie facilement et je suis très amical. J’ai donc dû changer mon approche. Cela m’a permis de découvrir que cette distance, qui ne m’était pas naturelle simplifiait la prise de décision »
Autres sources
Plus généralement, voici une synthèse de la manière dont les dirigeants français, notamment ceux que j’accompagne, perçoivent les équipes polonaises selon Ewa Gallou, consultant interculturel spécialiste de la Pologne :
- Manque de vision stratégique d’un projet
- Peu d’esprit collaboratif, tout le monde travaille en silos sans transmission d’informations entre eux.
- Pas d’initiative (ex : un collaborateur se rend compte d’une erreur commise par un collègue mais ne dit rien car ne se sent pas directement concerné).
- Comportement d’exécutants. Lorsqu’ils ne comprennent pas, ils ne posent pas de question et ne cherchent pas à savoir.
- Il faut tout expliquer en majuscules et en détails, tout le temps.
- La délégation de tâches est inopérante.
Évidemment, côté polonais, le point de vue est différent :
- Pas de direction et d’indications claires de la part des managers français.
- Le directeur s’énerve quand le travail n’est pas fait.
- Un bon DG est beaucoup plus directif. Il contrôle vraiment et plus régulièrement.
- Trop de discussion et perte de temps dans des réunions avant de passer à la réalisation.
Pourtant, les dirigeants que j’ai accompagnés avaient de nombreux succès passés, notamment en France, qui les avaient confortés dans le bienfondé de leur méthode et les ont rendus inattentifs aux signaux faibles envoyés par leurs collaborateurs. En fait, ces dirigeants faisaient appel à des méthodes éprouvées dans le contexte français mais inadaptées au contexte polonais :
- Une communication implicite faisant appel au « bon jugement » de ses collaborateurs dans l’interprétation des messages.
- Une appréhension de l’autonomie à la française qui laisse aux employés une grande liberté d’action à l’intérieur d’un cadre défini.
- Une approche « missionnaire » du travail impliquant la responsabilité des collaborateurs à toutes les étapes du projet.
- Une vision globale qui invite tous les acteurs à se sentir responsables de la réussite du projet dans son ensemble.
- Un processus de prise de décision basé sur une confrontation d’idées et une application dynamique permettant des modifications en cours de route.
Analyse
Pour mieux comprendre les différences culturelles entre la France et la Pologne, voici quelques éléments qui permettent d’éclairer les difficultés de compréhension :
- Respect de la hiérarchie et des titres
- Les structures d’entreprise en Pologne sont souvent hiérarchisées, même si elles évoluent vers plus de flexibilité.
- Les titres et les fonctions sont importants, il est conseillé d’utiliser « Pan » (Monsieur) ou « Pani » (Madame) suivi du nom de famille lors des premiers échanges.
- Les décisions sont souvent prises par les niveaux supérieurs, mais la collaboration avec les équipes est essentielle.
- Ponctualité et professionnalisme
- La ponctualité est essentielle, arriver en retard peut être perçu comme un manque de respect.
- Les réunions sont souvent bien organisées et structurées, avec des objectifs clairs.
- Un mélange de formalisme et de convivialité
- Les premiers contacts sont formels, mais les relations peuvent devenir plus chaleureuses avec le temps.
- Les Polonais apprécient les interactions directes, mais une certaine distance professionnelle est à maintenir avant d’établir une relation de confiance.
- Les sujets de conversation informels comme l’histoire, le sport ou la culture polonaise sont de bons moyens de créer du lien.
- Communication directe et factuelle
- Les Polonais apprécient une communication claire et concise : il faut aller droit au but, sans trop de détours.
- Les discussions sont souvent factuelles et basées sur des arguments solides.
- Les émotions doivent être maîtrisées : un excès d’émotivité peut être perçu comme un manque de professionnalisme.
- Éviter la confrontation ouverte
- Les désaccords doivent être exprimés avec diplomatie, sans humilier l’interlocuteur.
- Il est important de ne pas interrompre et d’écouter attentivement avant de donner son point de vue.
- Respect et patience dans les échanges
- Les silences en conversation ne sont pas nécessairement négatifs : ils peuvent indiquer une réflexion en cours.
- Les Polonais prennent le temps d’analyser avant de prendre une décision, il est donc conseillé d’être patient.
- Un formalisme dans l’écrit
- Les e-mails doivent être rédigés de manière professionnelle et structurée, avec des formules de politesse.
- Les comptes rendus écrits sont souvent attendus après les réunions pour formaliser les décisions prises.
Comment réussir une NÉGOCIATION en Pologne ?
Pour réussir une négociation professionnelle en Pologne, un français doit être attentif à diverses dimensions culturelles.
Témoignage
Selon Ewa Gallou :
- Une communication explicite et directive. Des consignes claires et précises sont attendues et n’offensent pas « la capacité de jugement » de la personne qui les reçoit.
- Une appréhension de l’autonomie fondée sur l’accompagnement par le manager et son feedback régulier permettant d’acquérir progressivement la liberté d’action.
- Une approche « contractuelle » qui fixe des modalités de collaboration claires avec une fiche de poste détaillée.
- Une vision fragmentaire du projet où chacun a tendance à se concentrer sur sa tâche.
- Un processus de prise de décision généralement court, privilégiant une application rapide et pragmatique avec possibilité d’ajustements ultérieurs.
Analyse
Réussir une négociation en Pologne nécessite une compréhension approfondie des normes culturelles et des pratiques commerciales locales. Voici quelques conseils essentiels :
- Arriver bien préparé avec des données concrètes
- Les Polonais sont pragmatiques et apprécient les faits : toute proposition doit être bien argumentée.
- Les émotions doivent être maîtrisées : une approche trop émotionnelle ou vague peut être perçue comme un manque de professionnalisme.
- Les Polonais aiment les négociations structurées, avec un plan clair et des objectifs précis.
- Respect de la hiérarchie et des décisions structurées
- Les décideurs sont souvent au sommet de l’organisation, il est essentiel de savoir qui prend réellement les décisions.
- Évitez de contourner la hiérarchie : il est préférable de suivre le protocole interne et de respecter les échelons.
- Ponctualité et professionnalisme
- Être à l’heure est un signe de respect : arriver en retard peut donner une mauvaise impression.
- Les réunions sont bien organisées et ont un objectif précis : évitez les discussions inutiles.
- Communication directe mais respectueuse
- Les Polonais apprécient la franchise, mais toujours avec un certain respect de l’interlocuteur.
- Évitez les exagérations commerciales, car cela peut être perçu comme un manque de sérieux.
- Ne cherchez pas à impressionner inutilement : la simplicité et l’honnêteté sont des atouts.
- Écoute active et patience
- Les Polonais prennent leur temps pour analyser une proposition avant de répondre.
- Un silence ne signifie pas forcément un refus, il peut indiquer une réflexion en cours.
- Ne forcez pas une décision immédiate, car cela pourrait être mal perçu.
- Flexibilité, mais sans donner trop facilement
- Les Polonais négocient dur, mais avec une logique bien établie.
- Il est normal que les concessions soient demandées : assurez-vous d’avoir une marge de négociation sans tout concéder immédiatement.
- Justifiez chaque concession en mettant en avant la valeur ajoutée de votre offre.
- Contrats clairs et engagements formels
- Un accord verbal ne suffit pas : en Pologne, les engagements doivent être écrits et bien détaillés.
- Les Polonais sont attentifs aux détails : un contrat mal rédigé ou imprécis peut être un frein à la conclusion du deal.
- Négociation basée sur la confiance mutuelle
- La confiance est un élément clé, mais elle se construit avec le temps.
- Un bon suivi après la négociation est essentiel, notamment pour rassurer votre interlocuteur sur le sérieux de votre engagement.
Quel est le bon style de MANAGEMENT avec les Polonais ?
Le manager français en Pologne doit adapter son style de management.
Témoignage
François Delattre, Directeur des opérations Europe, Louvre Hotels Group, témoigne de son expérience dans l’entretien que j’ai mené avec lui :
« Au début ils acquiesçaient à tout, rendant difficile ma plus-value de manager : « si tout le monde dit oui tout le temps, où est l’émulation ? » Mais au bout d’un certain temps, ils ont compris, ils ont commencé à prendre la parole.
J’ai pu travailler avec eux, demander du vrai feedback. Je les ai impliqués. Je leur ai montré que leur avis était important pour moi et que je n’arrivais pas avec une idée ou une politique déjà prédéfinie, préformée »
« Comme notre société est française, et que je venais du siège, les Polonais m’ont pris pour un œil de l’étranger. J’étais mal perçu. Progressivement, mon acceptation s’est faite de manière naturelle. Les Polonais se sont rendu compte que j’étais là pour les aider. Une fois qu’ils ont compris que j’étais là pour travailler avec eux, pour les faire avancer, les Polonais m’ont approché de façon plus libre »
Selon de nombreux dirigeants expatriés, [notamment ceux que j’accompagne] la mise en œuvre de systèmes et méthodes de fonctionnement et de gestion inspirées des modèles ayant fait leurs preuves à l’étranger, nécessite en Pologne plus d’efforts afin d’y faire adhérer ses équipes et de transmettre sa culture.
Le titre de chef ou de directeur ne donne pas automatiquement de légitimité en Pologne. La mentalité polonaise donne à chaque individu une notion très forte de sa propre dignité et de ses droits, ce qui peut aller parfois à l’encontre de l’acceptation de simples règles de discipline tant au travail que dans la vie sociale.
Pour diriger en Pologne, il est préférable de faire preuve de compétence, mais il est surtout nécessaire de donner des instructions au nom d’un objectif propre à l’entreprise, plutôt que de vouloir imposer sa volonté sur celle d’autres personnes. D’autre part, il est préférable de recourir à des personnes bilingues et surtout biculturelles pour relayer les informations essentielles en provenance et vers la direction.
Les Polonais souffrent parfois d’un complexe d’infériorité envers les occidentaux. Cependant, comme tous les peuples fiers, ils peuvent s’avérer susceptibles et ne tolèrent pas l’humiliation. Il convient donc de les respecter en tant que personnes, de les traiter d’égal à égal et d’être patients. L’énervement, l’arrogance ou l’étalage d’une quelconque supériorité sont mal vus.
La confiance intégrale et une délégation étendue des responsabilités peuvent également être une source d’échecs. Bien qu’ils soient nombreux à affirmer le contraire, les managers locaux ne sont pas encore familiers avec le management et la gestion d’entreprise. Il est indispensable de s’assurer régulièrement, si possible par écrit, que les instructions ont été comprises, de même qu’il faut contrôler les réalisations et sanctionner les fautes.
Autres sources
Voici les principales recommandations de l’équipe de lapologne.fr :
Traditionnellement, le modèle de management polonais est directif. Mais celui-ci ne signifie pas et n’a jamais signifié une quelconque soumission à la volonté toute puissante d’un chef. L’entreprise socialiste était régie par un certain contrat social implicite selon lequel les « gens d’en bas » acceptaient de renoncer à tout rôle dans le processus de décision, en contrepartie d’une relative liberté dans l’exercice de leur travail. Ceci convenait tout à fait à la majorité des Polonais, qui n’ont jamais accordé beaucoup d’intérêt aux entreprises et aux affaires. Au besoin, leurs intérêts étaient défendus par les puissants syndicats d’entreprises.
L’arrivée des actionnaires, étrangers ou locaux, et surtout l’introduction de la recherche du profit comme objectif prioritaire des entreprises, viennent remettre en cause ce contrat social. Le climat social et la qualité de vie au travail se dégradent à cause de l’accélération des cadences de travail, de la fixation d’objectifs toujours plus exigeants et du stress psychologique. On observe en conséquence une hausse significative de l’absentéisme et du taux de rotation de la main-d’œuvre dans les entreprises polonaises.
Dans ces conditions, le modèle français de centralisation du pouvoir a toutes les chances d’échouer, sauf dans les régions ou l’ampleur du chômage ne laissent que peu de marge de manoeuvre à la main-d’oeuvre locale. Les modèles de management participatifs ne sont pas plus aisés à mettre en place. Pour remplacer les anciennes structures bureaucratiques par de nouvelles structures plus souples, il est nécessaire de définir des normes servant de base à ces nouvelles structures. Et ceci conduit à une nouvelle bureaucratisation, d’une autre nature.
Analyse
Le Management en Pologne demande de suivre certains points :
- Hiérarchie respectée, mais accessible
- Les entreprises polonaises sont souvent hiérarchisées, et les décisions viennent généralement d’en haut.
- Les managers sont attendus sur leur expertise et leur capacité à trancher, plutôt que sur un management trop participatif.
- Cependant, un leader trop autoritaire peut être mal perçu : il est important de garder une certaine ouverture et disponibilité.
- Ponctualité et professionnalisme
- Le respect des délais et des engagements est fondamental.
- Un manager doit être organisé et structuré, avec des objectifs clairs pour son équipe.
- Un leadership qui valorise l’efficacité
- Les employés polonais apprécient la clarté et la précision : un bon manager doit donner des directives nettes et des attentes bien définies.
- Le pragmatisme est essentiel : il faut éviter les discours trop théoriques ou les plans irréalistes.
- Communication directe mais respectueuse
- Les Polonais apprécient les échanges francs et clairs, mais toujours dans un cadre respectueux.
- Il est important d’expliquer les décisions et les attentes, sans trop de formalisme inutile.
- Les Polonais préfèrent aller droit au but plutôt que d’utiliser un langage trop diplomatique.
- Éviter la confrontation publique et privilégier les discussions privées
- Les critiques doivent être formulées en privé et de manière constructive.
- Un manager doit reconnaître les efforts et les réussites, car les encouragements motivent l’équipe.
- Encourager l’initiative et la responsabilité individuelle
- Les employés polonais apprécient qu’on leur fasse confiance et qu’on leur laisse une certaine autonomie.
- Un bon manager donne des objectifs clairs, mais laisse de la marge pour atteindre ces objectifs.
- Gestion des délais et rigueur dans le travail
- Les Polonais sont très attachés au respect des délais : un retard peut nuire à votre crédibilité.
- Un manager doit assurer un suivi régulier des tâches, sans tomber dans le micro-management.
- L’équilibre entre travail et vie privée est important
- Bien que les Polonais soient engagés dans leur travail, ils attachent aussi de l’importance à leur vie personnelle.
- Les horaires doivent être respectés, et un bon équilibre entre les deux est apprécié.
- Un bon esprit d’équipe et des interactions sociales valorisées
- Les relations professionnelles sont importantes en Pologne : un bon climat de travail est un facteur clé de motivation.
- Les événements d’équipe, les repas et les moments informels peuvent aider à créer une bonne dynamique.
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Cadran propose un accompagnement dédié aux dirigeants qui souhaitent réussir leur prise de poste à l’international, sous forme d’un training interculturel articulé avec un onboarding coaching.
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International Executive Coach & Adviser « Become an inspiring leader » Antoine Leygonie-Fialko est International Executive Coach & Adviser, spécialisé dans l’accompagnement des dirigeants à l'international vers « une pensée Claire et Calme, Bienveillante et Puissante ». Polytechnicien, Ingénieur des Ponts, Architecte et Docteur en Philosophie, puis diplômé INSEAD, il est fondateur de la Co-CREATiVE Communication® et de la société CADRAN qui opère mondialement. Auparavant, il a dirigé 7 sociétés, de la start-up au corporate, en France et à l’international (Europe, Eurasie, Afrique), dans diverses industries (bâtiment, internet, RH…). Aujourd’hui, fort de plus de 3 000 heures d’Executive Coaching sur 5 continents et 40 pays, détenteur du plus haut niveau de certification (ICF MCC « Master Certified Coach ») et plusieurs fois nominé « Top 5 International Executive Coach », il intervient auprès de tout dirigeant qui vise un leadership d'excellence et souhaite développer toute la puissance qui sommeille en lui et ses équipes.
ANTOINE LEYGONIE-FIALKO
